Bauder: Den Experten-Engpass im Angebotsprozess gelöst.
Zentralisiert statt verteilt: Bauder bündelt Angebotsanfragen in einer Plattform – mit Validierung, Status-Transparenz und integriertem Workflow in Salesforce.
Wie der führende Hersteller für Dachsysteme mit Bitfactory die manuelle Angebotserstellung digitalisierte und die Durchlaufzeiten minimierte.
Die Herausforderung
Bei Bauder lief der Angebotsprozess über fünf verschiedene Kanäle: Post, Fax, E-Mail, Telefon und eingescannte PDFs. Jede Anfrage musste manuell geprüft werden. Dazu kam: Mehrere Versionen desselben Formulars waren im Umlauf.
Das ist der klassische Experten-Engpass: Die besten Leute verschwenden ihre Zeit mit Abtippen statt mit Wertschöpfung.
Symptome des Engpasses
Anfragen stauten sich
Weil alles durch dieselben Experten lief
Keine Transparenz
Kunden hatten keinen Einblick in den Anfrage-Status
Hohe Fehlerquote
Durch unstrukturierte Eingaben und verschiedene Formularversionen
Bauder Service Requests: Expertenwissen digitalisiert.
Gemeinsam mit Bauder haben wir den gesamten Angebotsprozess digitalisiert. Das Ergebnis: Bauder Service Requests – eine zentrale Web-Plattform für alle Anfragen.
Was wir gebaut haben
- Digitale Formular-Plattform: Kunden können Anfragen direkt im Browser ausfüllen oder als PDF herunterladen
- Intelligente Formulare: Feldabhängigkeiten verhindern Fehler bereits bei der Eingabe
- Echtzeit-Statusverfolgung: Kunden sehen jederzeit, wo ihre Anfrage steht
- Salesforce-Integration: strukturierte Anfragen werden automatisch in Salesforce übernommen und stehen nachgelagerten Systemen konsistent zur Verfügung.
- Mitarbeiter-Dashboard: Zentrale Verwaltung aller Anfragen für Vertrieb und Service
- Multi-Mandanten-Fähigkeit: Skalierbar für internationale Standorte
Der Prozess
Design-Workshop (Discovery)
Aufnahme der Ist-Prozesse, Kanäle und Varianten. Ziel: Engpass und Zielbild glasklar machen.
Konzept & Scope-Schnitt
Mit dem fertigen Konzept konnten wir den MVP scharf abgrenzen – inklusive klarer Anforderungen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Kalkulation & Festpreisrahmen
Der definierte Scope wurde kalkuliert und bepreist, sodass Umsetzung und Entscheidung planbar wurden.
MVP-Entwicklung & Release
Ziel war ein Release in 3 Monaten – und dieses Ziel wurde gehalten. Nach Testing und Abnahme folgte die Beauftragung der Feature-Complete-Entwicklung.
Rollout & Skalierung
Nach dem erfolgreichen Start in Deutschland wurde die Lösung auf weitere Standorte ausgerollt.
Die Anwendung im Einsatz
Ergebnisse, die zählen
Bauder hat die Anfragebearbeitung von einem kanalgetriebenen, manuellen Prozess in einen strukturierten End-to-End Flow überführt – mit weniger Reibung, weniger Rückfragen und mehr Transparenz für Kunden.
Konkrete Resultate
Schnellere Bearbeitung durch weniger Medienbrüche
Eine zentrale Erfassung ersetzt Post/Fax/E-Mail/PDF-Handling.
Weniger Rückfragen durch strukturierte Eingaben
Feldlogik und Pflichtfelder verhindern unvollständige Anfragen.
Mehr Durchsatz durch gemeinsamen Workflow
Vertrieb, Service und Kunden arbeiten im selben Prozess statt in getrennten Postfächern.
Höhere Zufriedenheit durch Status-Transparenz
Kunden sehen jederzeit den Bearbeitungsstand.
Der größte Hebel war nicht ein neues Tool, sondern ein gemeinsamer End-to-End Flow: Anfrage, Prüfung und Angebot laufen in einer Anwendung – für Kunde, Service und Vertrieb.
Skalierung
Nach dem erfolgreichen Rollout in Deutschland wurde die Anwendung auf österreichische Standorte ausgeweitet. Weitere Länder sind geplant.
Warum dieser Case relevant ist
Bauder zeigt, wie ein mittelständisches Familienunternehmen den Experten-Engpass im Angebotsprozess löst:
Ohne ERP Umbau
Die Lösung integriert sich nahtlos in Salesforce
Schnelle Umsetzung
Workshop → Prototyp → MVP → Rollout
Skalierbar
Multi-Mandanten-Architektur für internationale Expansion
Haben Sie einen ähnlichen Experten-Engpass?
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