Bauder: Den Experten-Engpass im Angebotsprozess gelöst.

Zentralisiert statt verteilt: Bauder bündelt Angebotsanfragen in einer Plattform – mit Validierung, Status-Transparenz und integriertem Workflow in Salesforce.

Wie der führende Hersteller für Dachsysteme mit Bitfactory die manuelle Angebotserstellung digitalisierte und die Durchlaufzeiten minimierte.

Time-to-Market

In 12 Wochen produktiv

Kontext

B2B Industrie / komplexe Angebote

Umsetzung

Ohne ERP-Umbau

Key Result

End-to-End Flow: Vertrieb, Service & Kunde arbeiten in einem Prozess

Die Herausforderung

Bei Bauder lief der Angebotsprozess über fünf verschiedene Kanäle: Post, Fax, E-Mail, Telefon und eingescannte PDFs. Jede Anfrage musste manuell geprüft werden. Dazu kam: Mehrere Versionen desselben Formulars waren im Umlauf.

Das ist der klassische Experten-Engpass: Die besten Leute verschwenden ihre Zeit mit Abtippen statt mit Wertschöpfung.

Symptome des Engpasses

Anfragen stauten sich

Weil alles durch dieselben Experten lief

Keine Transparenz

Kunden hatten keinen Einblick in den Anfrage-Status

Hohe Fehlerquote

Durch unstrukturierte Eingaben und verschiedene Formularversionen

construction Die Lösung

Bauder Service Requests: Expertenwissen digitalisiert.

Gemeinsam mit Bauder haben wir den gesamten Angebotsprozess digitalisiert. Das Ergebnis: Bauder Service Requests – eine zentrale Web-Plattform für alle Anfragen.

Was wir gebaut haben

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Digitale Formular-Plattform: Kunden können Anfragen direkt im Browser ausfüllen oder als PDF herunterladen
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Intelligente Formulare: Feldabhängigkeiten verhindern Fehler bereits bei der Eingabe
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Echtzeit-Statusverfolgung: Kunden sehen jederzeit, wo ihre Anfrage steht
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Salesforce-Integration: strukturierte Anfragen werden automatisch in Salesforce übernommen und stehen nachgelagerten Systemen konsistent zur Verfügung.
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Mitarbeiter-Dashboard: Zentrale Verwaltung aller Anfragen für Vertrieb und Service
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Multi-Mandanten-Fähigkeit: Skalierbar für internationale Standorte

Der Prozess

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Design-Workshop (Discovery)

Aufnahme der Ist-Prozesse, Kanäle und Varianten. Ziel: Engpass und Zielbild glasklar machen.

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Konzept & Scope-Schnitt

Mit dem fertigen Konzept konnten wir den MVP scharf abgrenzen – inklusive klarer Anforderungen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.

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Kalkulation & Festpreisrahmen

Der definierte Scope wurde kalkuliert und bepreist, sodass Umsetzung und Entscheidung planbar wurden.

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MVP-Entwicklung & Release

Ziel war ein Release in 3 Monaten – und dieses Ziel wurde gehalten. Nach Testing und Abnahme folgte die Beauftragung der Feature-Complete-Entwicklung.

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Rollout & Skalierung

Nach dem erfolgreichen Start in Deutschland wurde die Lösung auf weitere Standorte ausgerollt.

Die Anwendung im Einsatz

Bauder Service Requests - Formular-Ansicht

Bauder Service Requests - Dashboard-Ansicht

Bauder Service Requests - Status-Tracking

Ergebnisse, die zählen

Bauder hat die Anfragebearbeitung von einem kanalgetriebenen, manuellen Prozess in einen strukturierten End-to-End Flow überführt – mit weniger Reibung, weniger Rückfragen und mehr Transparenz für Kunden.

Vorher

5 Eingangskanäle, keine Struktur

Manuelle Formularprüfung

Keine Status-Transparenz

Experten blockiert durch Dateneingabe

Nachher

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Eine zentrale Plattform

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Intelligente Validierung

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Echtzeit-Tracking für Kunden

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Experten fokussiert auf Beratung

Konkrete Resultate

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Schnellere Bearbeitung durch weniger Medienbrüche

Eine zentrale Erfassung ersetzt Post/Fax/E-Mail/PDF-Handling.

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Weniger Rückfragen durch strukturierte Eingaben

Feldlogik und Pflichtfelder verhindern unvollständige Anfragen.

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Mehr Durchsatz durch gemeinsamen Workflow

Vertrieb, Service und Kunden arbeiten im selben Prozess statt in getrennten Postfächern.

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Höhere Zufriedenheit durch Status-Transparenz

Kunden sehen jederzeit den Bearbeitungsstand.

Der größte Hebel war nicht ein neues Tool, sondern ein gemeinsamer End-to-End Flow: Anfrage, Prüfung und Angebot laufen in einer Anwendung – für Kunde, Service und Vertrieb.

Andreas Gawelczyk | Gründer - Geschäftsführer Bitfactory Solutions

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Skalierung

Nach dem erfolgreichen Rollout in Deutschland wurde die Anwendung auf österreichische Standorte ausgeweitet. Weitere Länder sind geplant.

Warum dieser Case relevant ist

Bauder zeigt, wie ein mittelständisches Familienunternehmen den Experten-Engpass im Angebotsprozess löst:

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Ohne ERP-Umbau

Die Lösung integriert sich nahtlos in Salesforce

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Schnelle Umsetzung

Workshop → Prototyp → MVP → Rollout

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Skalierbar

Multi-Mandanten-Architektur für internationale Expansion

north_east Nächster Schritt

Haben Sie einen ähnlichen Experten-Engpass?

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